A. Pengertian Perubahan
Perubahan terencana merupakan istilah yang pertama kali diperkenalkan oleh Kurt Lewin untuk membedakan perubahan yang sengaja digerakkan dan direncanakan organisasi dengan perubahan yang berlangsung tidak disengaja .
Menurut French dan Bell : Pengembangan Organisasi (PO) merupakan strategi perbaikan organisasi. PO telah menjelma menjadi kerangka terpadu teori dan praktek serta mampu memecahkan masalah yang dihadapi.
Prinsis-prinsip dasar PO ialah sperangkat nilai, asumsi dan etika yang menekan pada orientasi kemanusiaan dan komitmen efektifitas organisasi.
Ada 4 nilai dasar Pengembangan Organisasi :
1. Keyakinan bahwa kebutuhan dan aspirasi manusia merupakan alasan utama keberadaan organisasi dalam masyarakat
2. Agen perubahan meyakini bahwa prioritasisasi organisasi bagian syah budaya organisasi
3. Agen perubahan berkomitmen meningkatkan efektivitas organisasi.
4. PO memberi nilai tinggi pada demokratisasi organisasi melalui kesetaraan
Ada 5 nilai adopsi untuk menerapkan 4 nilai dasar menurut Hurley dkk :
1. Memberdayakan karyawan untuk bertindak
2. Menciptakan keterbukaan dalam komunikasi
3. Memfasilitasi rasa-memiliki pada proses perubahan dan hasilnya
4. Meningkatkan budaya kerja sama
5. Meningkatkan pembelajaran yang berkesinambungan
Seorang tokoh dan pemikir, Lewin, berupaya memahami dan menjelaskan bahwa adanya saling ketergantungan atara individu dengan kelompok, serta daya-daya kekuatan yang menjaga status quo kelompok. Daya-daya ini tidak hanya mempengaruhi struktur kelompok tapi juga mengubah perilaku individu.
Sebagaimana yang dikemukakan oleh Bennis, Benne, Chin (1989, pp.550), sebagai berikut :
Dengan penuh keyakinan dapat dinyatakan : ada satu hal yang dapat kita katakan mengenai masa depan manusia kurang lebih akan mengejutkan. Gejala keterkejutan itu bukan sesuatu yang timbul hanya karena ketidak-tahuan manusia, walaupun ketidak-tahuan itu dapat berkaitan dengan apa yang sisebut keterkejutan yang tidak perlu. Akan tetapi, ada sesuatu yang mendasar dalam sifat sistem evolusioner, yang memustahilkan perbuatan peramalan yang pasti mengenai sistem itu. Sistem sosial itu sebagian bersifat revolusioner sehingga sistem-sistem itu mengandung sifat keterkejutan yang tampak sukar dihilangkan.
Bennis, Benne dan Chin, mengemukakan pengertian perubahan terencana sebagai berikut :
Planned change is the application of systematic and appropriate knowledge of human affairs for the purpose of creating intelligent action and change (Bennis & Mische, 1995)
B. KARAKTERISTIK PERUBAHAN TERENCANA
Menurut Benne & Mische, (1990 p. 48) perubahan terencana mempunyai beberapa karakteristik diantaranya adalah :
1. Planned change involves a delebrate, purposesful, and explisit decision to engage in a program of problem solving and improvement
2. Planned change reflects a process of change which can apply to a variety of human client system
3. Planned change almost always involves external profesional guidance
4. Planned change generally involves a strategy of collaboration and power sharing between the change agents and the client system
5. Planned change seeks utilization of valid knowledge or data to be used in the implementation of change.
Jadi perubahan terencana selalu mempunyai ciri untuk melibatkan langsung para penggunanya dala proses perubahan. Hal ini berarti bahwa suatu perubahan terencana bukanlah suatu progaram yang dilaksanakan dari atas, atau hanya diprogram oleh para ahli tanpa keinginan dan keterlibatan dari mereka yang nantinya terkena akan akibat dari perubahan itu. Ia selalu harus merupakan suatu kolaborasi antara agen pembaharu dengan pengunanya
C. Fase – fase dan Perubahan Terencana
Untuk memahami Perubahan Terencana, tidaklah cukup dengan memahami proses yang mendorong perubahan, namun ada apresiasi tahap yang dilalui organisasi untuk pindah dari keadaan yang tidak memuaskan ke masa depan yang diinginkan.
Bullock dan Batten menggambarkan Perubahan Terencana menjadi dua dimensi:
1. Tahap – tahap perubahan : tingkatan keadaan yang dilalui organisasi ketika menerapkan Perubahan Terencana
2. Proses – proses perubahan : metode yang dipergunakan untuk menggerakkan organisasi dari keadaan satu ke lainnya.
Tahap perubahan dan proses perubahan yang menyertainnya :
1. Fase Eksplorasi yaitu Organisasi meninmbang dan memutuskan membuat perubahan Spesifik dalam operasinya dan mengalokasikan sumber – sumber daya untuk merencanakan perubahan dalam membantu pemecahan perubahan. Tumbuhnya kesadaran dan perlunya perubahan guna membantu perencanaan serta penerapan perubahan.
2. Fase Perencanaan yaitu Proses perubahan yang terkait adalah mengumpulkan informasi agar dapat ditetapkan diagnosa masalah secara tepat, tujuan perubahan dan tindakan yang diperlukan guna mencapai tujuan
3. Fase Tindakan yaitu tahap ini organisasi mengimplementasikan perubahan hasil perencanaan. Proses perubahan dirancang untuk menggerakkan organisasi dari keadaan sekarang menuju ke masa depan
4. Fase Integrasi yaitu tahapan ini segera dimulai begitu perubahan telah sukses diimplementasikan. Proses perubahan meliputi konsolidasi dan stabilisasi perubahan guna menguatkan perilaku baru melalui umpan balik dan sistem imbalan serta mengatur para manajer dan karyawan secara terus - menerus memonitor perubahan dan upaya – upaya perbaikan.
D. Proses perubahan
Proses perubahan terencana adalah tahap-tahap perubahan yang dengan sadar dan disengaja direncanakan oleh pihak-pihak yang akan mengadakan perubahan dalam masyarakat . pihak-pihak yang menghendaki adanya perubahan itu disebut “agent of change” yaitu orang atau kelompok orang yang mendapat kepercayaan dari masyarakat dan biasanya bersifat “formal”, artinya mereka adalah orang yang dilatih dan dididik oleh agen tertentu dan dikirim ke kliien.. Proses perubahan terencana adalah tahap-tahap perubahan yang dengan sadar dan disengaja direncanakan atau diadakan atas dasar kerjasama berupaya memperbaiki operasi suatu sistem manusiawi, baik berupa sistem diri, sistem sosial, maupun sistem kultural melalui pemanfaatan ilmu pengetahuan.
Menurut Lippit, Watson, dan Westley perubahan itu melalui tujuh tahapan, yaitu :
1. Pengembangan kebutuhan perubahan
Perubahan terencana selalu mencakup usaha untuk memecahkan persoalan tertentu atau setidak-tidaknya untuk mengatasi kesulitan tertentu. Tahapan ini diperlukan dan dapat digunakan oleh segala bentuk sistem sosial, seperti perseorangan, kelompok, organisasi ataupun masyarakat. Pada umumnya, dapat dilakukan apabila orang-orang yang ada dalam sistem itu mulai merasakan keperluannya untuk mencari agen pembaharu yang dapat membantu memecahkan persoalan tersebut.
2. Membangun hubungan
Pada tahapan ini, pengguna dan agen pembaharu mulai mengembangkan hubungan kerja antara mereka. Dalam tahapan ini terjadi proses penjajagan mengenai sistem nilai yang dianut oleh kedua belah pihak. Juga terjadi proses saling uji mengenai metode yang akan digunakan oleh kedua belah pihak dianggap tepat bagi terjadinya proses perubahan terencana yang diharapkan.
3. Diagnosis masalah klien
Aspek penting dalam tahapan ini adalah kegiatan diagnosis atau masalah yang dihadapi oleh sistem yang akan mengalami perubahan tersebut. Proses diagnosis ini harus dilakukan secara teliti dan cermat, karena akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan pelaksanaan tahap-tahap berikutnya dan malahan mungkin proses terencana itu secara keseluruhan.
4. Pengujian alternatif tujuan dari tindakan
Dalam tahapan ini hasil diagnosis dirumuskan dalam bentuk kemungkinan tindakan. Strategi pelaksanaan mulai ditentukan, dan beberapa tehnik intervensi mulai diteliti untuk dapat memilih teknik intervensi yang paling tepat.
5. Penerapan tindakan
Dalam tahapan ini beberapa teknik intervensi yang sudah dipilih mulai diterapkan. Karena dalam pelaksanaannya pengguna harus tetap terlibat secara aktif, maka seringkali para pengguna mengganggap tahapan ini tahapan yang paling berat. Selain itu, hal-hal yang praktis seperti adanya keengganan untuk berubah dari berbagai unsur yang ada dalam sistem tersebut mulai menampak nyata. Dalam tahap pelaksanaan ini langkah-langkah untuk mendapatkan umpan balik perlu juga mendapatkan perhatian.
6. Generalisasi dan stabilisasi
Hal yang utama yang perlu diperhatikan pada tahap ini adalah usaha untuk meyakinkan kedua belah pihak bahwa perubahan yang telah dilakukan memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan. Hasil tersebut bersifat relatif tetap dan stabil. Perhatian tadi diperlukan karena pengalaman yang sering menunjukkan bahwa perubahan dan hasilnya tersebut akan menghilang kembali sesudah mengalami beberapa jangka waktu tertentu.
7. Mengakhiri hubungan dengan agen perubahan dan evaluasi
Bila hasil pengamatan tadi sudah menunjukkan bahwa perubahan yang dilakukan sudah melembaga, maka bantuan dari luar sudah tidak diperlukan lagi. tugas dari pengguna selanjutnya adalah ,mengambil pelajaran dari proses kolaborasi yang dia lakukan bersama agen pembaharu. Hal ini diperlukan selain agar para pengguna dapat mempertahankan sistem yang sekarang ada, juga karena dengan demikian para pengguna menjadi tidak terlalu tergantung kepada agen pembaharu yang adadiluar sistem itu.
E. Strategi Perubahan dan Agen Perubahan
1. Strategis Empiris – Rasional
Alasan yang mendasari strategi ini adalah asumsi bahwa manusia dibimbing oleh akal budi dan bahwa manusia akan menggunakan alasan kepentingan diri sendiri secara rasional dalam menentukan perubahan yang dibutuhkan dalam perilaku. Pendidikan dan riset memegang peranan penting dalam upaya memperluas pengetahuan dan mengurangi kebodohan.
a. Riset Dasar
Merupakan suatu strategi mendorong pembentukan pengetahuan dasar dan yang menggangtungkan pada pendidikan umum untuk menyebarkan hasil riset kedalam pikiran dan otak manusia yang benar-benar masih merupakan strategi perubahan yang paling menarik.
b. Seleksi dan Penggantian Personil
Perubahan akan mengalami kesulitan personil yang menduduki posisi dan tanggung jawab dalam perubahan tersebut tidak sesuai.
c. Analisis Sebagai Staff dan Konsultan
Manusia merupakan sumber daya yang besar peranannya bagi suatu sistem atau organisasi. Pegawai-pegawai pemerintah, industri dan pendidikan biasanya bekerja dalam kebudayaan staf dengan manajemen lini yang mencerminkan bentuk organisasi lini staf birokratik, yang berkembang pesat dalam organisasi karya dan perusahaan skala besar. Dalam rangka mengejar efisiensi, menejemen lini memperkerjakan tenaga ahli untuk menganalisis system sosioteknis dan merencanakan system yang lebih efisien. Tenaga ahli yang dipekerjakan itu dapat bekerja sebagai konsultan ekstren atau sebagai unit staf intern.
d. Riset terapan dan sistem Hubungan untuk Penyebaran Hasil Riset
Riset terapan dalam aspeknya yang menyangkut pengembangan produk telah dimanfaatkan secara besar-besaran untuk menyumbang bahan dan rancangan kurikulum bagi ilmu pengajaran.Hubungan antara upaya riset pengembangan dengan upaya penyebaran inovasi memperoleh kemajuan dalam bidang pendidikan dengan adanya Pusat Riset dan Pengembangan yang berpangkalan pada universitas dan didukung oleh pemerintah.
Konsep-konsep yang berasal dari ilmu pengetahuan perilaku yang menjadi dasar strategi penyebaran ini terutama berasal dari dua tradisi. Pertama, berasal dari study mengenai penyebaran nilai-nilai kultur dari suatu system kultur ke system kultur lainnya. Kedua, berasal dari study mengenai pengaruh dalam komunikasi massa. Kedua tradisi tersebut mengasumsikan suatu penerimaan masukan yang relative pasif dalam situasi penyebaran. Dan strategi untuk membuat proses penyebaran lebih efektif harus dirancang agar bersifat transaksional dan kolaboratif.
e. Pemikiran Utopia Sebagai Suatu Strategi Perubahan
Menemukan dan merancang bentuk masa depan dengan mengekstrapolasi apa yang kita ketahui pada masa sekarang ini akan menggambarkan arah untuk perencanaan dan tindakan pada saaat sekarang ini. Jikalau gambaran mengenai suatu masa depan potensial meyakinkan dan dan secara rasional persuasif bagi orang yang ada pada masa sekarang ini, maka gambaran tersebut mungkin menjadi bagian dari dinamika dan motivasi tindakan sekarang.
f. Reorganisasi Perseptual dan Konsep Malalui Penjelasan Bahasa
Dalam liberalisme klasik, salah satu yang dianggap musuh perubahan rasional dan kemajuan adalah takhyul. Dan takhyul dibawa dari orang ke orang, dari generasi ke generasi melalui agen bahasa yang tidak jelas dan mistis. Jeremy Bentham, berusaha memurnikan bahasa dari mistik yang berbahaya melalui studinya tentang fiksi. Orang yang didik dalam semantic umum, diharapkan akan melihat secara lebih tepat, berkomunikasi dengan lebih memadai, dan memberikan pertimbangan secara lebih efektif dan dengan demikian menempatkan dasar umum yang realistik bagi tindakan dan perubahan.
Bermacam strategi kekuasaan paksaan umumapakah yang akan digunakan entah oleh orang-orang yang berkuasa jika mereka berusaha mempertahankan kekuasaannya atau oleh orang-orang yang tidak berkuasa dan yang berusaha memperbesar kekuasaannya dapatlah diidentifikasi sbb:
a. Strategi tanpa kekerasan
Mahatma Gandhi dapat dipandang sebagai teoretisi dan praktisi yang paling menonjol atas strategi tanpa kekerasan untuk mengadakan perubahan, meskipun strategi tersebut tidak berasal dari beliau. Melemahkan atau memecahkan perlawanan melalui paksaan moral dapat dipadukan dengan sangsi ekonomi-seperti penolakan Gandhi untuk membeli garam dan komoditi buatan inggris lainnya di india atau seperti boikot ekonomi terhadap produk dari pabrik atau perusahaan yang menerapkan diskriminasi rasial yang dilancarkan oleh orang-orang yang memperjuangkan penghapusan diskriminasi.
b. Penggunaan lembaga politik untuk mencapai perubahan
Kekuasaan politik biasaanya memainkan peranan penting untuk mencapai perubahan dalam kehidupan kelembagaan. Kesulitan sehubungan dengan penggunaan lembaga politik untuk mengadakan perubahan muncul karena agen perubahan terlalu berlebihan mengestimasi kemampuan tindakan politik untuk mengadakan perubahan.
c. Perubahan melalui penyusunan kembali dan manipulasi elit kekuasaan.
Karl Mark berpendapat bahwa ideologi kelas yang berkuasa menentukan batas-batas pemikiran kebanyakan kaum intelektual dan orang-orang yang bertanggung jawab atas proses pendidikan serta batas-batas komunikasi, maka alasan untuk urusan yang ada, termasuk konsentrasi kekuasaan politik dan ekonominya, diadakan dan disebarkan oleh kaum intelektual, pendidik, dan komunikator dalam system yang bersangkutan.
Konsep-konsep Mark telah mempengaruhi pemikiran orang sezaman tentang perubahan sosial baik didalam maupun diluar Negara yang telah menjadikan Marxisme sebagai orientasi yang resmi. Konsep-konsepnya cendrung mendukung asumsi tentang keharusah strategi kekuasaan paksaan untuk mencapai re-dristribusi mendasar kekuasaan social ekonomi atau untuk menata kembali atau memanipulasi elit kekuasaan dalam suatu masyarakat.
F. PENUTUP
Perubahan Terencana merupakan suatu proses siklikal dan berulang – ulang proses diagnosa, tindakan dan evaluasi lebih lanjut. Tujuan Perubahan Terencana adalah untuk meningkatkan efektivitas sisi manusia dalam organisasi. Yang menjadi perhatian utama ialah penekanan sifat kolaboratif upaya perubahan adalah organisasi, manajer maupun penerima perubahan.
Sesuai perkembangan Perubahan Terencana selama bertahun – tahun pada keefektifan organisasi masih tetap melekat. Pada versi aslinya Lewin menekankan pentingnya pemecahan masalah melalui tindakan sosial. Keberhasilan perubahan hanya dapat dicapai melalui partisipasi aktif dalam memahami masalah, memilih suatu solusi dan mengimplementasikannya.
Model Bullock dan Batten memberi peran lebih direktif dan kurang menekankan pada tugas konsultan dalam peran pengembangan.
Perkembangan PO telah membuat banyak orang mempertanyakan keguanaan dan praktek dari pendekatan secara keseluruhan. Pendekatan Perubahan Terencana menekankan pada perubahan inkremental dan terisolasi serta ketakmampuannya dalam mengadopsi perubahan radikal dan transformasional.
Pendekatan Perubahan Terencana didasarkan pada asumsi bahwa kesepakatan umum dapat dicapai jika memiliki kemauan dan minat untuk melaksanakan.
Perubahan Terencana tidak pernah dimaksudkan untuk dapat diterapkan di semua situasi perubahan dan jelas tidak pernah dimaksudkan untuk ditetapkan dalam situasi dibutuhkan perubahan cepat, koersif atau besar – besaran.
